Dendreo : 5 processus à automatiser sans tout casser
Demandes entrantes, relances, reporting, CRM et alertes : cinq automatisations utiles autour de Dendreo, avec leurs garde-fous.
Dendreo couvre la gestion des sessions, des apprenants, des conventions et de la facturation. Les exigences Qualiopi structurent aussi une partie des documents et des contrôles. Ce qui reste souvent manuel, c’est tout ce qui circule autour.
Demandes entrantes, relances, reporting, CRM et alertes internes peuvent être reliés sans transformer l’organisme en chantier permanent.
Si votre sujet est encore la préparation de la migration, commencez par le guide sur les cinq erreurs à éviter lors d’une migration Dendreo.
Processus n°1 : qualifier et saisir les demandes entrantes
Le problème
Une demande arrive par email, une autre par formulaire, une troisième par téléphone. Quelqu’un doit les centraliser, les qualifier et les saisir. En cas d’absence ou de hausse du volume, le délai de traitement augmente.
Ce qu’on automatise
Un formulaire connecté peut créer une fiche dans Dendreo ou dans le CRM relié à Dendreo, avec la source et un statut initial. Une notification prévient ensuite la bonne personne.
Processus n°2 : préparer les relances
Le problème
Dossier incomplet, convention non signée, inscription non confirmée : ces suivis reposent souvent sur la mémoire d’une personne et une liste de tâches qui s’allonge.
Ce qu’on automatise
Un statut ou une échéance peut déclencher une relance standard ou une notification interne. Pour les messages plus sensibles, le système prépare le texte et attend une validation.
Processus n°3 : fiabiliser le reporting
Le problème
Chaque semaine ou chaque mois, une personne reconstruit les mêmes indicateurs à partir d’exports : sessions, inscriptions, dossiers incomplets, remplissage ou facturation. Le tableau est déjà partiellement ancien lorsqu’il est partagé.
Ce qu’on automatise
Un tableau de bord peut agréger automatiquement les indicateurs utiles à partir des données Dendreo, via une connexion existante ou un export structuré et reproductible.
Processus n°4 : synchroniser Dendreo et le CRM
Le problème
Le CRM suit la relation commerciale tandis que Dendreo gère l’administratif et le pédagogique. Sans connexion, la double saisie s’installe et les informations divergent.
Ce qu’on automatise
Une étape confirmée dans un outil peut mettre à jour le statut correspondant dans l’autre. L’objectif est de partager les données nécessaires, pas de dupliquer l’intégralité des deux systèmes.
Processus n°5 : signaler les événements critiques
Le problème
Une session sous son seuil de rentabilité, un financement proche de l’échéance ou une absence non justifiée existe déjà dans les données, mais personne n’est automatiquement prévenu.
Ce qu’on automatise
Une alerte ciblée peut être envoyée à la bonne personne lorsqu’un seuil, un statut ou une date définie est atteint.
Par où commencer ?
Pas par tout en même temps. Choisissez deux ou trois processus : ceux qui font perdre le plus de temps, provoquent le plus d’oublis ou fragilisent le plus la donnée.
- Un déclencheur clair
- Une donnée maîtrisée
- Une action précise
- Une manière simple de vérifier le résultat